Poniżej masz gotowy wzór Polityki prywatności dla strony Stowarzyszenia Grupa Echo Olechów. Przed publikacją koniecznie uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych i usuń punkty dotyczące narzędzi, których faktycznie nie używacie — polityka musi opisywać realne działania strony, a nie „na wszelki wypadek”.
Informacja o przetwarzaniu danych powinna być napisana prostym, zrozumiałym językiem, być łatwo dostępna na stronie oraz zawierać m.in. dane administratora, cele i podstawy przetwarzania, odbiorców, okresy przechowywania i prawa osób, których dane dotyczą.edpb.europa+1
Polityka prywatności
Data ostatniej aktualizacji: [15,07,2026]
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Stowarzyszenie Grupa Echo Olechów przetwarza dane osobowe osób odwiedzających stronę internetową [ https://grupaecho.pl], kontaktujących się ze Stowarzyszeniem, zapisujących się na działania, wydarzenia lub zajęcia oraz przekazujących materiały historyczne.
Dbamy o prywatność użytkowników i przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest:
Stowarzyszenie Grupa Echo Olechów
Adres siedziby Łódź
NIP: 7282913205
REGON: 545141313
E-mail: [kontakt@grupaecho.pl]
Telefon: 574-302-400
W sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się z nami pod adresem: kontakt@grupaecho.pl].
2. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od tego, w jaki sposób korzystasz ze strony, możemy przetwarzać następujące dane:
- imię i nazwisko;
- adres e-mail;
- numer telefonu;
- miejscowość;
- nazwę szkoły, drużyny harcerskiej, biblioteki, domu kultury lub innej instytucji;
- dane osoby kontaktowej reprezentującej instytucję;
- wiek uczestnika zajęć lub wydarzenia;
- dane rodzica albo opiekuna prawnego, gdy zgłoszenie dotyczy osoby niepełnoletniej;
- informacje podane w treści wiadomości lub formularza;
- informacje o zainteresowaniach, np. historia lokalna, mapy, archiwa, fotografia, działania terenowe, wykrywacze metali, edukacja lub wolontariat;
- pliki przekazane przez użytkownika, np. zdjęcia, skany dokumentów, mapy lub materiały historyczne;
- dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, np. adres IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu, systemie operacyjnym, czasie wizyty i sposobie korzystania ze strony — w zakresie wynikającym z działania serwera, zabezpieczeń oraz zaakceptowanych plików cookies.
Prosimy, aby nie przesyłać przez formularze danych szczególnej kategorii, takich jak dane o zdrowiu, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych, dane biometryczne, PESEL, skany dowodu osobistego lub inne dane, które nie są konieczne do załatwienia sprawy.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do realizacji określonego celu.
| Cel przetwarzania | Przykładowe dane | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Odpowiedź na wiadomość przesłaną przez formularz lub e-mail | Imię, e-mail, telefon, treść wiadomości | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań |
| Obsługa zgłoszenia do Stowarzyszenia, Akademii Odkrywców Historii, wydarzenia lub działania | Dane kontaktowe, zainteresowania, dane opiekuna, informacje ze zgłoszenia | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy lub realizacja zgłoszenia; w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Organizacja zajęć, spacerów, warsztatów i innych działań edukacyjnych | Dane kontaktowe, wiek uczestnika, dane opiekuna | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO — organizacja i obsługa działań Stowarzyszenia |
| Kontakt z rodzicem lub opiekunem prawnym osoby niepełnoletniej | Imię, nazwisko, e-mail, telefon opiekuna | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — zapewnienie bezpiecznej organizacji działań z udziałem osób niepełnoletnich |
| Obsługa współpracy ze szkołami, bibliotekami, harcerstwem, domami kultury i innymi partnerami | Dane osoby kontaktowej, stanowisko, dane instytucji | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — rozwijanie współpracy i realizacja działań statutowych |
| Przyjmowanie oraz analiza przesłanych zdjęć, dokumentów, map i wspomnień | Dane nadawcy, treść wiadomości, przekazane pliki | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — dokumentowanie i popularyzowanie historii lokalnej oraz realizacja celów statutowych |
| Publikacja wizerunku, imienia, relacji, materiałów lub historii przesłanych przez użytkownika | Wizerunek, podpis, materiały, relacja | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda, jeżeli jest wymagana |
| Wysyłka informacji o działaniach, wydarzeniach i projektach Stowarzyszenia | E-mail, imię | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda na otrzymywanie informacji drogą elektroniczną |
| Prowadzenie statystyk odwiedzin strony i poprawa jej działania | Dane techniczne, dane cookies, adres IP w ograniczonym zakresie | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda na analityczne pliki cookies, jeśli są używane |
| Zapewnienie bezpieczeństwa strony, ochrona przed spamem i nadużyciami | Adres IP, dane techniczne, logi serwera | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — bezpieczeństwo strony i systemów Administratora |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | Dane związane z daną sprawą | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona praw Administratora |
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, jej udzielenie jest dobrowolne. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z nami przez adres [adres e-mail]. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem.
Zgoda powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna; osoba, której dane dotyczą, powinna znać administratora, cel przetwarzania, rodzaj danych oraz możliwość wycofania zgody.uodo.gov+1
4. Formularze na stronie
Na stronie mogą działać formularze służące m.in. do:
- kontaktu ze Stowarzyszeniem;
- zgłoszenia chęci dołączenia do zespołu lub wolontariatu;
- zgłoszenia udziału w Akademii Odkrywców Historii;
- zgłoszenia szkoły, drużyny harcerskiej lub innej grupy;
- zapisów na wydarzenia, warsztaty i spacery;
- zgłoszenia propozycji współpracy;
- przekazania zdjęcia, dokumentu, mapy, wspomnienia lub innego materiału historycznego.
Dane podane w formularzu przetwarzamy wyłącznie w celu obsługi zgłoszenia, kontaktu w danej sprawie i realizacji działania, którego dotyczy formularz.
Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest konieczne, abyśmy mogli odpowiedzieć na wiadomość lub obsłużyć zgłoszenie. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.
5. Materiały historyczne
Jeżeli przesyłasz nam zdjęcie, dokument, mapę, wspomnienie lub inny materiał historyczny:
- prosimy o przekazywanie tylko tych danych, które są potrzebne do opisania i zrozumienia materiału;
- nie przesyłaj skanów dowodów osobistych, PESEL-i, danych finansowych ani innych wrażliwych danych;
- poinformuj nas, jeśli materiał zawiera dane lub wizerunek osób żyjących;
- przekazanie materiału do wglądu nie oznacza automatycznie zgody na jego publiczne opublikowanie;
- publikacja materiału, podpisu, wizerunku lub relacji wymaga odrębnego uzgodnienia, a gdy jest to konieczne — dobrowolnej zgody;
- możemy skontaktować się z Tobą w celu ustalenia autorstwa, źródła, datowania, zakresu możliwego wykorzystania lub sposobu podpisania materiału.
Materiały przekazane do celów historycznych i archiwalnych mogą być przechowywane dłużej, jeśli jest to uzasadnione ich wartością dokumentacyjną, historyczną lub dowodową. W każdym przypadku dążymy do ograniczenia zakresu danych osobowych do niezbędnego minimum.
6. Wizerunek uczestników
Zdjęcia i nagrania mogą być wykonywane podczas wydarzeń, spacerów, warsztatów, zajęć edukacyjnych i innych działań Stowarzyszenia.
Wizerunek może być wykorzystywany na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, materiałach informacyjnych, sprawozdaniach i materiałach promujących działalność Stowarzyszenia tylko wtedy, gdy istnieje do tego odpowiednia podstawa prawna.
W przypadku wizerunku osób niepełnoletnich Stowarzyszenie stosuje zasady wymagające uzyskania zgody rodzica lub opiekuna prawnego, o ile zgoda jest konieczna dla danego sposobu wykorzystania wizerunku.
Jeżeli nie chcesz, aby Twój wizerunek lub wizerunek dziecka został wykorzystany, poinformuj o tym organizatora przed rozpoczęciem wydarzenia lub napisz na adres: [kontakt@grupaecho.pl].
Ważne: przed publikacją tej części dostosuj ją do faktycznych zasad fotografowania na Waszych wydarzeniach oraz przygotuj osobny formularz zgody na wykorzystanie wizerunku, zwłaszcza dla uczestników niepełnoletnich.
7. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które pomagają nam prowadzić stronę i realizować działania Stowarzyszenia, w szczególności:
- firmie hostingowej i dostawcy domeny;
- dostawcy poczty elektronicznej;
- dostawcom narzędzi do formularzy internetowych;
- dostawcy usługi kopii zapasowych;
- dostawcom narzędzi zabezpieczających stronę przed spamem, atakami i nadużyciami;
- dostawcom narzędzi analitycznych — tylko wtedy, gdy użytkownik wyraził wymaganą zgodę;
- podmiotom wspierającym obsługę informatyczną strony;
- organom publicznym i uprawnionym instytucjom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie odpowiednich umów lub własnych podstaw prawnych i tylko w zakresie niezbędnym do realizacji usługi.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady staramy się korzystać z usług zapewniających przetwarzanie danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Niektóre używane przez nas narzędzia — np. usługi Google, Meta/Facebook, YouTube, narzędzia analityczne, antyspamowe lub dostawcy wtyczek WordPress — mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych.
Jeżeli do takiego przekazania dochodzi, odbywa się ono na podstawie mechanizmów przewidzianych przez RODO, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne właściwe zabezpieczenia stosowane przez danego dostawcę.
9. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy tylko przez czas potrzebny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
Przykładowo:
- dane z formularza kontaktowego — przez okres prowadzenia korespondencji, a następnie maksymalnie przez 12 miesięcy, chyba że sprawa wymaga dłuższego przechowywania;
- dane dotyczące współpracy, zgłoszenia do zespołu lub projektu — przez czas prowadzenia rozmów i realizacji współpracy, a następnie maksymalnie przez 24 miesiące, chyba że dana osoba zostanie członkiem, wolontariuszem lub uczestnikiem projektu;
- dane uczestników zajęć i wydarzeń — przez czas organizacji działania oraz okres potrzebny do rozliczeń, obrony roszczeń lub realizacji obowiązków prawnych;
- dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej — do czasu wycofania zgody;
- dane techniczne i logi bezpieczeństwa — przez okres wynikający z konfiguracji hostingu, zabezpieczeń i konieczności ochrony strony, zwykle nie dłużej niż 12 miesięcy;
- materiały historyczne — przez okres uzasadniony ich wartością archiwalną, historyczną lub dokumentacyjną, z uwzględnieniem ustalonego z przekazującym materiał zakresu wykorzystania.
Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo albo niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
10. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych osobowych masz prawo do:
- dostępu do swoich danych;
- uzyskania kopii danych;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych, gdy pozwalają na to przepisy;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
- wycofania zgody w dowolnym czasie, jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Aby skorzystać ze swoich praw, napisz do nas na adres: [kontakt@grupaecho.pl].
Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. W niektórych sytuacjach przepisy pozwalają lub wymagają dalszego przechowywania danych, np. dla ochrony roszczeń, realizacji obowiązków prawnych albo ze względu na wartość archiwalną materiałów historycznych.
11. Cookies i technologie podobne
Strona może wykorzystywać pliki cookies, czyli niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony.
Cookies mogą być używane w następujących celach:
- zapewnienie prawidłowego działania strony;
- zapamiętanie ustawień użytkownika;
- ochrona formularzy przed spamem i nadużyciami;
- zapewnienie bezpieczeństwa strony;
- prowadzenie statystyk odwiedzin — jeśli użytkownik wyrazi zgodę;
- wyświetlanie treści zewnętrznych, np. map, filmów lub wpisów z mediów społecznościowych — jeśli użytkownik wyrazi wymaganą zgodę.
Użytkownik może zarządzać zgodami za pomocą banera cookies dostępnego na stronie oraz ustawień przeglądarki.
W przypadku plików cookies innych niż niezbędne — w szczególności analitycznych i marketingowych — korzystamy z nich dopiero po uzyskaniu dobrowolnej, świadomej i jednoznacznej zgody użytkownika. Użytkownik powinien mieć możliwość zaakceptowania, odrzucenia lub zmiany ustawień zgody.uodo.gov
Szczegółowe informacje o używanych plikach cookies, ich dostawcach i czasie przechowywania znajdują się w Polityce cookies lub w panelu ustawień cookies.
12. Google, Facebook i treści zewnętrzne
Na stronie mogą znajdować się linki lub osadzone treści pochodzące z serwisów zewnętrznych, takich jak Facebook, YouTube, Google Maps, Instagram lub inne serwisy społecznościowe.
Po kliknięciu linku lub uruchomieniu osadzonej treści użytkownik może zostać przekierowany do serwisu zewnętrznego, który przetwarza dane na własnych zasadach. Zachęcamy do zapoznania się z politykami prywatności tych serwisów.
Jeżeli na stronie stosowane są osadzone filmy, mapy lub wtyczki społecznościowe, mogą one być ładowane dopiero po wyrażeniu zgody na odpowiednią kategorię cookies.
13. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki organizacyjne i techniczne, które mają chronić dane osobowe przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem albo dostępem.
W szczególności dbamy o:
- ograniczenie dostępu do danych wyłącznie dla upoważnionych osób;
- stosowanie silnych haseł i zabezpieczeń kont administracyjnych;
- aktualizowanie systemu WordPress, motywów i wtyczek;
- wykonywanie kopii zapasowych;
- zabezpieczenia przed spamem, złośliwym oprogramowaniem i próbami nieuprawnionego dostępu;
- szyfrowane połączenie HTTPS, jeśli jest prawidłowo skonfigurowane na stronie.
Należy jednak pamiętać, że żadna metoda przesyłania danych przez internet ani metoda elektronicznego przechowywania danych nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa.
14. Zmiany polityki prywatności
Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności, zwłaszcza gdy zmienią się wykorzystywane narzędzia, formularze, zakres działań Stowarzyszenia lub obowiązujące przepisy prawa.
Aktualna wersja Polityki prywatności będzie zawsze dostępna na stronie internetowej pod adresem: https://grupaecho.pl/polityka-prywatnosci/